¿Qué es un canal de denuncias?
Antes de comenzar, creemos que es fundamental que entiendas qué es un canal de denuncias, cuál es su finalidad y para qué está diseñado.
Pues bien, un canal de denuncias es un sistema que una empresa u organización establece para recibir y gestionar denuncias de conductas indebidas, irregularidades o violaciones éticas dentro de la misma.
Este tipo de canales son importantes, puesto que proporcionan tanto a los empleados, como a los clientes y otras partes interesadas, un medio confidencial y seguro para informar sobre comportamientos inapropiados.
Las denuncias suelen ir enfocadas, por ejemplo, al acoso laboral, a la discriminación, fraude, corrupción u otros tipos de conducta ilegal o poco ética.
Un canal de denuncias se diseña para asegurar la confidencialidad de la identidad denunciante y protegerle contra posibles represalias. Normalmente, se permite presentar denuncias anónimas, lo que fomenta la participación entre los miembros del entorno laboral.
Estos canales pueden estar gestionados de manera interna por la misma empresa o por servicios externos especializados en la gestión de denuncias.
Tipos de canales de denuncias
Si bien es cierto que existen diferentes tipos de calanes de denuncia, es fundamental que las empresas elijan los que mejor se adecúen a sus características y necesidades.
Los tipos de canales de noticia más comunes son:
- Formulario en línea: es un método de denuncia que se realiza por medio de la página web de la empresa y mediante un formulario. El denunciante completa y envía su denuncia en línea. Si se requiere la identificación del denunciante, el formulario demandará su información básica. En caso de que tenga posesión de documentos o pruebas que acrediten la denuncia, igualmente se adjuntarán.
- Entrevistas personales: la persona denunciante se reúne con un representante designado por la empresa para proporcionarle información detallada sobre la situación que está causando un problema. Se realizarán en un entorno confidencial, de escucha activa y empatía, documentando y registrando lo comunicado en la entrevista.
- Línea telefónica directa: se trata de un canal utilizado por muchas empresas. Las organizaciones establecen un número de teléfono empleado exclusivamente para recibir denuncias. Debe de ser comunicado a los empleados y a otros partes interesadas. También se les debe expresar la garantía de confidencialidad. Es una opción para presentar sus preocupaciones de manera rápida y confidencial.
- Servicio de denuncias externo: este método consiste en que la empresa contrata un proveedor externo especializado en la gestión de denuncias. El denunciante contactará con la empresa externa directamente, y ella será quien reciba y gestiona las denuncias. Estos servicios suelen ofrecer diferentes canales para presentar denuncias.
- Correo electrónico: la persona denunciante utiliza una dirección de correo, previamente comunicada por la empresa y exclusivamente utilizada para ello, donde detalla la situación problemática. Este canal proporciona la oportunidad de presentar las denuncias de manera escrita y detallada.
- Buzón físico: la empresa proporciona un lugar físico seguro (una caja o un buzón), donde los empleados pueden dejar sus denuncias por escrito y de forma anónima. El buzón debe tener una ubicación estratégica visible para todo el mundo. Además, debe ser totalmente accesible y estar claramente identificado como buzón de denuncias.
Funcionamiento de un canal de denuncias
Según la organización o empresa que lo implemente, el canal de denuncias puede variar. No obstante, suele seguir unos pasos comunes.
Te explicamos un proceso característico de un canal de denuncias:
- Se establece el canal de denuncias: la organización o empresa implementa el canal de denuncias a través de los métodos que mejor satisfagan sus necesidades.
- Se comunica la existencia del canal: todos los empleados y demás personal interesado tiene que conocer la existencia del canal de denuncias. También tiene que darse a conocer la manera de presentar las denuncias y la importancia que tiene hacerlo.
- Se reciben las noticias: los denunciantes comienzan a presentar las denuncias por medio de los canales establecidos. Según las opciones, podrá hacerse de manera anónima o proporcionando su identidad. Eso sí, hay que garantizar que el presentar una denuncia sea un proceso totalmente seguro y confidencial.
- La denuncia se registra y se documenta de manera segura. Además, se recoge toda la información necesaria y relevante: descripción de los hechos, fechas, nombres y cualquier documentación necesaria.
- Se realiza una evaluación inicial: primeramente, se realiza una primera evaluación que determinará su naturaleza y gravedad. Esto facilitará la clasificación de las denuncias.
- Se realiza una investigación de manera objetiva: se recoge más información, se entrevista a los testigos y se realizan los análisis necesarios. Si la situación es especialmente problemática, puede contratarse un servicio de investigación externo.
- Se toman decisiones: una vez obtenidos los resultados, se toman las acciones necesarias para abordar la situación problemática.
- En algunos casos, se proporciona un feedback a la persona denunciante, si es conocida su identidad, sobre las acciones que se han tomado y sobre el progreso de su denuncia.
- Se protege contra represalias: se garantiza la protección del denunciante contra cualquier represalia.
- Se realiza un registro completo de todas las denuncias recibidas, de las acciones tomadas y de los resultados obtenidos.
Entidades obligadas del sector privado
– Personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
– Todos los sujetos obligados por la LPBC, sin importar su número de empleados.
– Empresas privadas con un plan de Compliance.
¿Cuáles son las ventajas de tener un canal de denuncias?
Tener un canal de denuncias en tu empresa ofrece varias ventajas, tanto para la empresa como para los empleados.
Enumeramos las 5 ventajas más importantes del canal de denuncias:
- Confianza para los denunciantes: un canal de denuncias bien gestionado ofrece a las personas denunciantes la seguridad de que sus denuncias van a ser escuchadas y tratadas de manera justa por el órgano competente.
- Prevención de riesgos: si la empresa cuenta con un canal en el que los denunciantes expresan las irregularidades, se podrá identificar rápidamente los riesgos potenciales, reduciéndolos y eliminándolos incluso antes de que sucedan.
- Identificación de mejoras: a través de las denuncias recibidas, la empresa puede identificar áreas de mejora.
- Ética: un canal de denuncias en la organización promueve un ambiente ético, puesto que está comunicando indirectamente a los empleados que se toma en serio su manera de actuar.
- Detección de conductas inapropiadas: este mecanismo proporciona a las empresas de la organización la manera de informar sobre conductas inapropiadas o ilegales que se dan dentro de la empresa. Esto permite actuar antes de que el daño sea mayor.
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